1-L'indexation
L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation.
Cette indexation entraîne automatiquement le référencement du document au sein de la base de données du serveur central.
On peut distinguer deux types d'indexation :
- Indexation par type : description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre leur utilisation par le plus grand nombre d'outils de recherche.
- L'indexation par concepts ou mots-clés : vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Les termes qui apparaissent le plus souvent seront recensés.
2-Recherche de documents
Afin de retrouver rapidement un document, deux types de recherche multicritères sont possibles. La première porte sur les propriétés du document et ses index métiers: auteur, date de création, de révision, taille, numéro de facture... La deuxième est une recherche en texte intégral (sur le contenu du document).
Le système de GED permet un affichage écran ou une impression complète du document restitué.
3-Classement des documents
L'intégration d'un plan de classement documentaire dans une solution GED permet de retrouver ses documents d'une manière formalisée. La solution Archiva propose une arborescence type Windows à plusieurs niveaux pour retrouver aisement les documents classés. Un telle fonctionnalité permet également de gérer des dossiers.
